Zapytanie ofertowe na przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej i handlowej
imprezy „55. Dni Ziemi Siewierskiej”, organizowanej w dniach 03-04 czerwca 2017 r.
imprezy „55. Dni Ziemi Siewierskiej”, organizowanej w dniach 03-04 czerwca 2017 r.
Miejsko-Gminne Centrum Kultury Sportu i Turystyki w Siewierzu zaprasza
do składania ofert na przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej
i handlowej imprezy pn. „55. Dni Ziemi Siewierskiej”, organizowanej
w dniach 03-04 czerwca 2017 r. na błoniach Zamku w Siewierzu,
zgodnie z planowanym programem stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania.
I. Założenia ogólne:
1. Oferent wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi gastronomicznej i handlowej w/w imprezy w postaci poniższych zadań:
a. stoiska gastronomiczne dla obsługi przynajmniej 900 uczestników imprezy, w tym:
• dania gorące z grilla/rożna,
• fast food,
• gofry, popcorn, wata cukrowa, napoje bezalkoholowe, itp.
• dystrybucja piwa (np. Tyskie, Lech, Warka, Okocim).
Sprzedaż piwa powinna odbywać się w naczyniach jednorazowych.
b. min. 500 miejsc siedzących przy stołach biesiadnych umiejscowionych pod halą namiotową oraz dowolna ilość miejsc ze stołami biesiadnymi i parasolami,
c. min. 5 sprawnych rollbarów piwnych,
d. strefa VIP w postaci namiotów ekspresowych lub namiotów pompowanych wraz ze stołami biesiadnymi dla 50 osób z bezpośrednim dostępem do 1 rollbaru oraz gorących dań z grilla,
e. 150 gorących posiłków z napojem/piwem dla obsługi technicznej imprezy, artystów występujących podczas imprezy oraz zaproszonych gości,
f. artykuły przemysłowe, zabawki, balony, itp.
Z obsługi handlowej wyłączone zostają:
- „strefa rozrywki” (dmuchańce, trampoliny, karuzele, place zabaw itp.),
- stoiska reklamowo-promocyjne telewizji TVS,
- stoisko z sokami z „Tłoczni u Mazurkiewiczów”,
- catering dla zespołów występujących podczas XX Przeglądu Zespołów Artystycznych
PZERiI Oddział Okręgowy w Katowicach (załącznik nr 3),
- wszelkie inne stoiska reklamowo-promocyjne nie wykonujące sprzedaży, w tym również
stoiska sponsorów Organizatora
oraz podmiotów, z którymi Organizator współpracuje na podstawie odrębnych umów.
2. Ponadto Oferent zobowiązany jest do zapewnienia dla Organizatora w związku z organizacją imprezy trzech namiotów ekspresowych ze ściankami, stanowiących garderoby, o wymiarach min. 3 x 6 m, dla zespołów występujących podczas imprezy.
3. Oferent zobowiązuje się do ustawienia poszczególnych stref w uzgodnieniu z Organizatorem.
4. Organizator imprezy zapewnia wygranej ofercie wyłączność na zadania określone w pkt. 1. Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów Oferent ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy.
5. Oferent w całości odpowiada za zgodność prowadzonej sprzedaży z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Organizator zapewnia jeden punkt dostępu do wody oraz dostęp do prądu tylko dla strefy gastronomicznej i handlowej w postaci przyłącza 32A. Po stronie Oferenta należy zapewnienie okablowania niezbędnego do prawidłowego działania tychże stref. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nadmierne obciążenie przyłącza zbyt dużą ilością przyłączeń wykonanych przez Oferenta.
7. Do Oferenta należy utrzymanie stoisk i całego terenu na którym będzie odbywała się impreza w stałym porządku, zapewnienie odpowiedniej ilości koszy (śmietniczek) oraz sprzątanie i wywóz nieczystości.
8. Do Oferenta należy zabezpieczenie w sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania wszystkich stref podczas trwania imprezy.
9. Organizator zobowiązuje się udzielić Oferentowi na zasadzie wyłączności rekomendacji w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz w celu uzyskania czasowego zezwolenia na sprzedaż piwa po przedłożeniu wymaganych dokumentów (obok wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, zezwolenie stałe na sprzedaż alkoholu). Po stronie Oferenta leży uzyskanie czasowego zezwolenia na sprzedaż piwa oraz zgody Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na sprzedaż piwa i działalność gastronomiczną.
II. Oferta wykonawcy:
1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 Oferent.
2. Oferta powinna zawierać:
• aktualny wypis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym ofertą
w tym zezwolenie stałe na sprzedaż alkoholu (kserokopia potwierdzona urzędowo lub własnoręcznie za zgodność z oryginałem), wystawiony nie wcześniej niż rok przed upływem terminu składania ofert,
• określenie wysokości deklarowanej kwoty wpłaty (w PLN netto) na rzecz Organizatora za uzyskanie wyłączności (Załącznik nr 1),
• podpisane oświadczenie, że Oferent zna i akceptuje wszystkie warunki współpracy ustalone w zapytaniu ofertowym (Załącznik nr 2).
do składania ofert na przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej
i handlowej imprezy pn. „55. Dni Ziemi Siewierskiej”, organizowanej
w dniach 03-04 czerwca 2017 r. na błoniach Zamku w Siewierzu,
zgodnie z planowanym programem stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania.
I. Założenia ogólne:
1. Oferent wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi gastronomicznej i handlowej w/w imprezy w postaci poniższych zadań:
a. stoiska gastronomiczne dla obsługi przynajmniej 900 uczestników imprezy, w tym:
• dania gorące z grilla/rożna,
• fast food,
• gofry, popcorn, wata cukrowa, napoje bezalkoholowe, itp.
• dystrybucja piwa (np. Tyskie, Lech, Warka, Okocim).
Sprzedaż piwa powinna odbywać się w naczyniach jednorazowych.
b. min. 500 miejsc siedzących przy stołach biesiadnych umiejscowionych pod halą namiotową oraz dowolna ilość miejsc ze stołami biesiadnymi i parasolami,
c. min. 5 sprawnych rollbarów piwnych,
d. strefa VIP w postaci namiotów ekspresowych lub namiotów pompowanych wraz ze stołami biesiadnymi dla 50 osób z bezpośrednim dostępem do 1 rollbaru oraz gorących dań z grilla,
e. 150 gorących posiłków z napojem/piwem dla obsługi technicznej imprezy, artystów występujących podczas imprezy oraz zaproszonych gości,
f. artykuły przemysłowe, zabawki, balony, itp.
Z obsługi handlowej wyłączone zostają:
- „strefa rozrywki” (dmuchańce, trampoliny, karuzele, place zabaw itp.),
- stoiska reklamowo-promocyjne telewizji TVS,
- stoisko z sokami z „Tłoczni u Mazurkiewiczów”,
- catering dla zespołów występujących podczas XX Przeglądu Zespołów Artystycznych
PZERiI Oddział Okręgowy w Katowicach (załącznik nr 3),
- wszelkie inne stoiska reklamowo-promocyjne nie wykonujące sprzedaży, w tym również
stoiska sponsorów Organizatora
oraz podmiotów, z którymi Organizator współpracuje na podstawie odrębnych umów.
2. Ponadto Oferent zobowiązany jest do zapewnienia dla Organizatora w związku z organizacją imprezy trzech namiotów ekspresowych ze ściankami, stanowiących garderoby, o wymiarach min. 3 x 6 m, dla zespołów występujących podczas imprezy.
3. Oferent zobowiązuje się do ustawienia poszczególnych stref w uzgodnieniu z Organizatorem.
4. Organizator imprezy zapewnia wygranej ofercie wyłączność na zadania określone w pkt. 1. Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów Oferent ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy.
5. Oferent w całości odpowiada za zgodność prowadzonej sprzedaży z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Organizator zapewnia jeden punkt dostępu do wody oraz dostęp do prądu tylko dla strefy gastronomicznej i handlowej w postaci przyłącza 32A. Po stronie Oferenta należy zapewnienie okablowania niezbędnego do prawidłowego działania tychże stref. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nadmierne obciążenie przyłącza zbyt dużą ilością przyłączeń wykonanych przez Oferenta.
7. Do Oferenta należy utrzymanie stoisk i całego terenu na którym będzie odbywała się impreza w stałym porządku, zapewnienie odpowiedniej ilości koszy (śmietniczek) oraz sprzątanie i wywóz nieczystości.
8. Do Oferenta należy zabezpieczenie w sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania wszystkich stref podczas trwania imprezy.
9. Organizator zobowiązuje się udzielić Oferentowi na zasadzie wyłączności rekomendacji w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz w celu uzyskania czasowego zezwolenia na sprzedaż piwa po przedłożeniu wymaganych dokumentów (obok wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, zezwolenie stałe na sprzedaż alkoholu). Po stronie Oferenta leży uzyskanie czasowego zezwolenia na sprzedaż piwa oraz zgody Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na sprzedaż piwa i działalność gastronomiczną.
II. Oferta wykonawcy:
1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 Oferent.
2. Oferta powinna zawierać:
• aktualny wypis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym ofertą
w tym zezwolenie stałe na sprzedaż alkoholu (kserokopia potwierdzona urzędowo lub własnoręcznie za zgodność z oryginałem), wystawiony nie wcześniej niż rok przed upływem terminu składania ofert,
• określenie wysokości deklarowanej kwoty wpłaty (w PLN netto) na rzecz Organizatora za uzyskanie wyłączności (Załącznik nr 1),
• podpisane oświadczenie, że Oferent zna i akceptuje wszystkie warunki współpracy ustalone w zapytaniu ofertowym (Załącznik nr 2).
Oferty zawierające powyższe należy składać osobiście lub pocztą tradycyjną w zamkniętej kopercie na adres: Miejsko-Gminne Centrum Kultury Sportu i Turystyki w Siewierzu,
ul. Słowackiego 2a, 42-470 Siewierz z dopiskiem: 55. Dni Ziemi Siewierskiej – Oferta obsługi imprezy. W przypadku poczty liczy się termin wpłynięcia dokumentów do Centrum.
3. Termin złożenia oferty: do dnia 17 maja 2017 r. godz. 10.00
4. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 19 maja 2017 r. o godzinie 11.00 w sali konferencyjnej – parter Miejsko-Gminnego Centrum Kultury Sportu i Turystyki w Siewierzu, z możliwością obecności zainteresowanych oferentów.
5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zakładająca najwyższą zaproponowana stawkę pieniężną, przy czym minimalna kwota za przyznanie wyłączności na obsługę zgodnie z pkt. I
wynosi 3 000,00 zł netto.
6. Wybrany Oferent zostanie poinformowany o podjęciu współpracy najpóźniej w dniu 22 maja 2017 r.
7. W przypadku wygrania konkursu Oferent zobowiązuje się do wpłaty na konto bankowe Miejsko-Gminnego Centrum Kultury Sportu i Turystyki w Siewierzu 50% zaoferowanej kwoty za wyłączność do dnia 29 maja 2017 r., oraz wpłaty reszty deklarowanej kwoty najpóźniej do dnia 16 czerwca 2017 r. Faktura zostanie wystawiona po podpisaniu umowy w terminie przewidzianym ustawowo.
8. W przypadku przekroczenia terminu płatności Organizator może przeprowadzić ponowne zapytanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy plenerowej na rzecz drugiego w kolejności (z najwyższą deklarowaną kwotą) Oferenta.
9. Organizator zastrzega sobie prawo zamknięcia lub unieważnienia konkursu bez podania przyczyn.
Wszelkie dodatkowe informacje dotyczących przedmiotu zamówienia można uzyskać pon numerem telefonu: 32 67 41 649 lub w siedzibie MGCKSiT Siewierz
ul. Słowackiego 2a, 42-470 Siewierz z dopiskiem: 55. Dni Ziemi Siewierskiej – Oferta obsługi imprezy. W przypadku poczty liczy się termin wpłynięcia dokumentów do Centrum.
3. Termin złożenia oferty: do dnia 17 maja 2017 r. godz. 10.00
4. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 19 maja 2017 r. o godzinie 11.00 w sali konferencyjnej – parter Miejsko-Gminnego Centrum Kultury Sportu i Turystyki w Siewierzu, z możliwością obecności zainteresowanych oferentów.
5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zakładająca najwyższą zaproponowana stawkę pieniężną, przy czym minimalna kwota za przyznanie wyłączności na obsługę zgodnie z pkt. I
wynosi 3 000,00 zł netto.
6. Wybrany Oferent zostanie poinformowany o podjęciu współpracy najpóźniej w dniu 22 maja 2017 r.
7. W przypadku wygrania konkursu Oferent zobowiązuje się do wpłaty na konto bankowe Miejsko-Gminnego Centrum Kultury Sportu i Turystyki w Siewierzu 50% zaoferowanej kwoty za wyłączność do dnia 29 maja 2017 r., oraz wpłaty reszty deklarowanej kwoty najpóźniej do dnia 16 czerwca 2017 r. Faktura zostanie wystawiona po podpisaniu umowy w terminie przewidzianym ustawowo.
8. W przypadku przekroczenia terminu płatności Organizator może przeprowadzić ponowne zapytanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy plenerowej na rzecz drugiego w kolejności (z najwyższą deklarowaną kwotą) Oferenta.
9. Organizator zastrzega sobie prawo zamknięcia lub unieważnienia konkursu bez podania przyczyn.
Wszelkie dodatkowe informacje dotyczących przedmiotu zamówienia można uzyskać pon numerem telefonu: 32 67 41 649 lub w siedzibie MGCKSiT Siewierz
Plik:
| Załącznik | Wielkość |
|---|---|
 Załącznik Nr 1.pdf | 416.58 KB |
| Załącznik Nr 2.pdf | 244.44 KB |
| Załącznik Nr 3.pdf | 352.11 KB |